LifeOn Digital · Case Study
NSI GmbH
Tankstellenreinigung · Sanierungen · Bau
Die NSI GmbH organisiert bundesweit Reinigung und Sanierung von Tankstellenanlagen und koordiniert dabei komplexe Einsatz- und Dispositionsprozesse. Für Planung, Einsatzsteuerung und Dokumentation wurde eine integrierte Microsoft-Systemlandschaft aufgebaut, die Terminplanung, Einsatzmanagement und Reporting in einer konsistenten Plattform zusammenführt.
- Beratung
- Prozessdigitalisierung
- Automatisierung
- Reporting
- Integration
- laufender Softwareservice
Ausgangssituation
Die NSI GmbH organisiert bundesweit die Reinigung und Sanierung von Tankstellenanlagen. Die Planung dieser Einsätze ist operativ anspruchsvoll: unterschiedliche Standorte, individuelle Reinigungsintervalle und wechselnde Einsatzteams müssen zuverlässig koordiniert werden.
Viele dieser Abläufe waren historisch gewachsen und wurden über verschiedene Werkzeuge organisiert. Planungen, Terminabsprachen und Einsatzinformationen lagen teilweise in separaten Listen, Dokumenten oder E-Mail-Kommunikation vor. Dadurch entstand ein hoher Abstimmungsaufwand zwischen Disposition, Einsatzteams und Auftraggebern. Änderungen an Terminen oder Einsatzdetails mussten häufig manuell nachgeführt werden.
Mit zunehmendem Auftragsvolumen wurde deutlich, dass eine strukturierte digitale Unterstützung der Einsatzplanung notwendig ist, um Abläufe stabiler zu organisieren und Informationen zentral verfügbar zu machen.
Zielsetzung
Ziel des Projekts war der Aufbau einer integrierten digitalen Plattform, die Einsatzplanung, Dokumentation und operative Steuerung strukturiert miteinander verbindet. Die Planung von Reinigungseinsätzen, die Erfassung von Leistungen sowie die Auswertung der Prozesse sollten in einer konsistenten Systemlandschaft zusammengeführt werden.
Dadurch sollte eine stabile Grundlage entstehen, auf der Planung, Durchführung, Nachweisführung und Abrechnung effizient zusammenarbeiten und operative Abläufe transparenter gesteuert werden können.
Unsere Lösung
Die Lösung basiert auf einer integrierten Microsoft-Plattform aus Dynamics 365, Business Central, Power Automate und Power BI. Die Systeme bilden gemeinsam eine zentrale Prozessplattform für Einsatzplanung, Dokumentation und operative Steuerung. Aufträge, Termine, Einsatzinformationen und Leistungsdaten werden strukturiert verwaltet und miteinander verknüpft. Automatisierte Prozesse verbinden Planung, Durchführung und Abrechnung miteinander und reduzieren manuelle Abstimmungen im Tagesgeschäft.
Eingesetzte Leistungen & Technologien
DYNAMICS 365 CRM
Einsatzplanung & Auftragssteuerung
Standorte, Einsatztermine und Teamzuweisungen zentral planen und koordinieren.
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Dynamics 365 CRM
Business Automation
Automatisierte Abläufe
Einsatzdaten, Dokumentationen und operative Prozesse automatisiert verarbeiten.
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Business Automate
Business Intelligence
Reporting & Transparenz
Einsatzauslastung, Standortdaten und operative Kennzahlen strukturiert auswerten.
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Power BI
Full-Service-Partner
Laufender Betrieb & Ausbau
Plattform stabil betreiben und kontinuierlich an neue Anforderungen anpassen.
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Managed Service
Unsere Vorgehensweise
Die Umsetzung erfolgte nicht als isoliertes Einzelprojekt, sondern als schrittweiser Aufbau einer operativen Plattform über mehrere Entwicklungsphasen hinweg. Planung, Dokumentation, Steuerung und Auswertung wurden im laufenden Betrieb strukturiert weiterentwickelt und kontinuierlich an die Anforderungen von NSI angepasst.
Prozessaufnahme und Strukturierung der Einsatzlogik
Zu Beginn wurden die bestehenden Abläufe rund um Einsatzplanung, Reinigungsintervalle, Standortlogiken und Dokumentation gemeinsam analysiert. Ziel war es, eine klare Prozessstruktur zu entwickeln, in der Disposition, operative Durchführung und administrative Abläufe konsistent zusammenarbeiten.
Aufbau der digitalen Plattform für Planung und Dokumentation
Auf Basis der analysierten Anforderungen wurde die Microsoft-basierte Plattform schrittweise aufgebaut. Aufträge, Einsatztermine, Dokumentationen und administrative Abläufe wurden strukturiert in einer gemeinsamen Systemlandschaft abgebildet und miteinander verbunden.
Iterative Anpassung im operativen Tagesgeschäft
Neue Funktionen und Prozesslogiken wurden im laufenden Betrieb gemeinsam mit den Fachbereichen weiterentwickelt. Anpassungen an Planungsregeln, Dokumentationsprozessen und organisatorischen Abläufen erfolgten kontinuierlich und orientierten sich direkt an den praktischen Anforderungen der Einsatzplanung.
Kontinuierlicher Ausbau der Plattform im laufenden Betrieb
Nach der Einführung wurde die Plattform schrittweise erweitert und stabilisiert. Neue Anforderungen, zusätzliche Funktionen und Auswertungsmöglichkeiten konnten dadurch strukturiert umgesetzt werden, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.
Ergebnisse und Wirkung
Die eingeführte Plattform verbindet Einsatzplanung, Dokumentation, Automatisierung und Auswertung in einer konsistenten Microsoft-basierten Systemlandschaft. Operative Abläufe werden dadurch transparenter, Planungsprozesse stabiler und administrative Aufgaben deutlich effizienter organisiert.
Projekt-Timeline
Start der Digitalisierungsoffensive und Analyse der bestehenden Einsatz-, Dokumentations- und Abrechnungsprozesse
Konzeption der Microsoft-basierten Plattform und Abbildung der operativen Logik für Standorte, Intervalle und Einsatzplanung.
Liveschaltung der zentralen Plattform für Auftragsverwaltung, Einsatzplanung und digitale Dokumentation.
Ausbau automatisierter Abläufe zwischen Planung, Einsatzteams und Verwaltung sowie Erweiterung der Systemfunktionen.
Aufbau strukturierter Reporting- und Analysefunktionen für Transparenz über Einsätze, Auslastung und operative Abläufe.
Kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform und Anpassung an neue Anforderungen und Geschäftsprozesse.
Necip Yilmaz · Geschäftsführer
NSI GmbH
"Durch die Digitalisierung unserer Einsatzplanung konnten wir viele manuelle Abstimmungen ersetzen. Gleichzeitig hilft uns die Plattform, deutlich mehr Reinigungsaufträge zu koordinieren und unser Wachstum strukturiert zu steuern."
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