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Hoher manueller Aufwand in der Terminvergabe und Routenplanung der Tankstellenreinigung bei dem Daten mehrfach eingegeben wurden, Dokumente verloren gingen und extrem lange Zahlungsziele entstanden – diese Realität bei der NSI konnte durch die Einführung der Dynamics 365 Cloud mit agilem Projektmanagement und dem Einbinden der Mitarbeiter und deren Ideen schnell behoben werden. Durch das Projekt konnte sowohl der personelle Aufwand als auch die entstandenen Fehler im Prozess wesentlich reduziert werden und der Umsatz um 30% gesteigert werden.
Wir zeigen Ihnen in dieser Case Study, wie wir das geschafft haben.
„Wir haben unsere Unternehmensprozesse digitalisiert und unseren Kunden durch die Digitalisierung Zusatzdienste geschaffen, die unsere Relevanz und Stellung nachhaltig verbessert haben.“ – Necip Yilmaz, Geschäftsführer der NSI GmbH
Die NSI GmbH erbrachte mit ihren Mitarbeitern im Außendienst 1.800 Tankstellen- und Waschstraßenreinigungen im Jahr. Drei Sacharbeiter in der Zentrale planten die Einsatzpläne der Reiniger in insgesamt 9 Reinigungsgebieten. Anhand von vorigen Terminen aus einer riesigen Excel-Liste wurden neue Termine ausgemacht und diese telefonisch vereinbart. Die Excel-Liste wurde von mehreren Mitarbeitern bearbeitet, sodass keiner der Mitarbeiter so genau wusste, wer gerade an welcher Terminvereinbarung arbeitet. Dies führte häufig zu vergessenen bzw. nicht neu ausgemachten Terminen, wodurch der NSI Umsatz entging.
Da die Termine mit den Pächtern und nicht den Mitarbeitern der Tankstellen vereinbart werden mussten, wurden häufig mehrere Gespräche geführt, bis der Termin endlich vereinbart wurde.
Vor Ort beim Kunden mussten die Reiniger mehrere Protokolle auf Papier ausfüllen und anschließend dem Kunden und auch der Buchhaltung der NSI GmbH überreichen. In den Formularen wurden sowohl der Arbeitseinsatz als auch die Schadstoffe dokumentiert. Die Dokumente wurden nach der jeweiligen Reinigung im Fahrzeug des Dienstleisters verstaut und unregelmäßig, meist 3-4 Wochen später, in der Zentrale abgegeben. Dies war aus mehreren Gründen problematisch. Wenn ein Protokoll verloren wurde oder im Fahrzeug verschmutzt wurde, führte es dazu, dass der Einsatz niemals abgerechnet wurde. Der Prozess war aufwendig, da für jeden Nachweis einzeln die Tankstelle aus dem Buchhaltungs-System herausgesucht werden musste. Die Sacharbeiter waren erstmal für zwei Tage blockiert, wenn wieder 30 Protokolle auf einmal abgegeben wurden, sodass andere Themen häufig liegen blieben. Ein weiteres Resultat war, dass die Zahlungsziele, die bei den großen Rohölkonzernen sowieso schon mit 30-60 Tagen lang waren, sich nochmal um 3-4 Wochen verlängerten.
Die technologische Basis basierte auf virtualisierten Windows-Servern im eigenen kleinen Rechenzentrum. Mit je einzelnen mittelständischen Softwarelösungen waren Daten-Silos aufgebaut worden, die nicht miteinander redeten, sodass die Sacharbeiter der NSI GmbH Datensätze sowohl im Cobra CRM-System als auch im sage ERP System einpflegen mussten.
Wir setzen auf die vollintegrierte Dynamics 365 Cloud, um die veraltete Hard- und Softwarelandschaft der NSI GmbH zu ersetzen. Auf Basis der Microsoft Dynamics 365 Cloud entwickelten wir eine maßgeschneiderte Lösung.
Die manuell aufwendigen und fehleranfälligen Protokolle digitalisierten wir durch den Einsatz von Microsoft Dynamics Field Service. Die Software übernimmt die Aufgabe der Sacharbeiter und automatisierte die Terminvergabe für die Tankstellenreinigung. Auf Basis der langjährigen Rahmenverträge, die 2-12 Reinigungen pro Tankstelle pro Jahr vorsehen, erstellt das System Termine und versendet Benachrichtigungen an die Tankstellenpächter. Ebenfalls informiert das System die Kunden über Terminverschiebungen. Die vorige manuelle Routenplanung, wann welcher Reiniger welche Tankstelle anfahren soll, wurde systemisch durch künstliche Intelligenz abgelöst.
Durch den Einsatz einer gesamtheitlichen Lösung werden Stammdaten zentral gepflegt und stehen damit allen Benutzern in allen Protokollen zur Verfügung. Ein mehrfaches Eingeben ist damit nicht mehr nötig. Alle Daten wurden durch den Einsatz von PowerBI als Analysedienst in Ansichten visualisiert, sodass die leitenden Mitarbeiter der NSI GmbH jederzeit volle Transparenz über die Prozesse erhalten.
Die Benutzeransichten wurden durch mobile Anwendungen und Apps geräteübergreifend bereitgestellt. Durch die gesamtheitliche Lösung existieren keine Brüche mehr zwischen Abteilungen, Medien oder Systemen.
